Luca'ya fişleri tek tek girmek yerine Excel'den toplu aktarmak, ay sonu iş yükünü en çok azaltan tek alışkanlıktır. Ama ilk denemede dosyanın reddedilmesi de bir o kadar yaygındır — ve Luca'nın hata mesajları hangi satırın neden takıldığını her zaman söylemez. Bu rehber, şablonun hazırlanmasından aktarım sonrası kontrole kadar sürecin tamamını tek yerde topluyor.
Baştan bir not: Luca'nın ekran ve menü adları sürümle değişebilir. Bu yüzden rehber belirli menü yollarına değil, her sürümde geçerli olan veri kurallarına odaklanıyor — reddedilen dosyaların neredeyse tamamı bu kurallardan birine takılır.
1. Şablonu her zaman kendi Luca'nızdan indirin
İnternette dolaşan hazır şablonları kullanmayın. Aktarım ekranındaki örnek şablonu kendi sürümünüzden indirin; kolon adları ve sırası sürümünüzle birebir uyumlu olur. Başka ofisten gelen bir şablon "çalışıyor gibi" görünüp tek bir kolon farkı yüzünden tüm partiyi düşürebilir.
Şablonun çekirdeği her sürümde aynıdır: tarih, fiş numarası, hesap kodu, açıklama, borç, alacak. Aktarımın bütün kuralları bu altı kolon üzerinde döner.
2. Yevmiye mantığı: her fiş dengeli bir kayıt
Excel'deki her satır bir yevmiye satırıdır; aynı fiş numarasını taşıyan satırlar tek bir yevmiye fişini oluşturur. İki kural mutlaktır:
- Fiş içinde borç toplamı = alacak toplamı. Tek kuruşluk fark bile fişi düşürür. Excel'de aktarım öncesi fiş numarasına göre pivot alıp borç-alacak farkını kontrol etmek 2 dakikanızı alır.
- Aynı fiş numarası tek tarihe bağlıdır. Aynı numarayla iki farklı tarih görünüyorsa ya numara mükerrerdir ya tarih hatalıdır — Luca'dan önce siz yakalayın.
Basit bir masraf fişinin satırları şöyle görünür:
| Fiş No | Tarih | Hesap Kodu | Açıklama | Borç | Alacak |
|---|---|---|---|---|---|
| 42 | 05.08.2026 | 770.01 | Kırtasiye gideri | 500,00 | |
| 42 | 05.08.2026 | 191.18 | İndirilecek KDV %20 | 100,00 | |
| 42 | 05.08.2026 | 100.01 | Kasa | 600,00 |
3. Hesap kodları: aktarımın en sinsi hatası
Borç-alacak dengesi bozuksa dosya reddedilir ve fark edersiniz. Ama hesap kodu hatası çoğu zaman reddedilmez — kayıt yanlış hesaba akar ve mizana kadar görünmez. Üç kontrol:
- Kod, Luca'daki hesap planınızda birebir var mı? (770.1 ile 770.01 farklı koddur; Excel'in baştaki sıfırı silmesi klasik tuzaktır — kolonu "metin" biçimine çevirin.)
- Alt hesabı olmayan ana hesaba kayıt atmaya çalışmak sürüme göre ret veya yanlış kayıt üretir; her zaman en alt kırılıma yazın.
- KDV oranı bazında ayrı alt hesap kullanıyorsanız (191.10 / 191.18 / 191.20 gibi) fişteki oranla hesabın oranı tutuşmalı. Oran yanlışsa beyanname aşamasına kadar kimse fark etmez — KDV oranı hatasının neden görünmez olduğunu burada anlattık.
4. Tarih ve sayı biçimi: Excel'in kendi kafası
Aktarım hatalarının büyük bölümü muhasebe bilgisiyle değil Excel'in biçim davranışıyla ilgilidir:
- Tarih kolonunu şablonda hangi biçim geldiyse o biçimde tutun
(çoğunlukla
GG.AA.YYYY). Amerikan biçimliAA/GG/YYYYkarışması, ayın 12'sinden küçük günlerde sessizce yanlış tarihe dönüşür — ret bile vermez. - Ondalık ayracı virgül olmalı (
600,00). Nokta kullanılan satır ya reddedilir ya 100 kat büyür. - Kopyala-yapıştır ile gelen görünmez boşluklar ve binlik ayraçlar sayı kolonlarını metne çevirir; kolonları aktarım öncesi sayıya zorlayın.
- Dönem kontrolünü unutmayın: kapalı aya düşen tarih aktarılsa bile kaydı yanlış döneme yazar. Aktarım öncesi tarih aralığı filtresi şart.
5. Partiyi küçük tutun, sıralı aktarın
Tüm ayı tek dosyada aktarmak cazip ama riskli: tek satırlık hata koca partiyi düşürür ve hatayı aramak samanlıkta iğne bulmaya döner. Pratik kural:
- Dosyayı haftalık ya da 40-50 fişlik partilere bölün. (Sürümünüzde tek seferde aktarılabilecek fiş sayısında sınır varsa zaten bölmek zorundasınız — 50 fiş sınırını ayrı yazıda ele aldık.)
- Her partinin aktarım sonrası fiş sayısını ve borç toplamını Luca'da Excel'dekiyle karşılaştırın. Sayı tutuyorsa parti tamamdır; tutmuyorsa eksik fişi parti küçükken bulmak kolaydır.
- Reddedilen partiyi düzeltip aynı numaralarla yeniden aktarmadan önce ilk denemeden içeri sızan fiş olup olmadığına bakın — mükerrer kaydın en sık kaynağı budur.
6. Aktarımdan önceki 5 dakikalık kontrol listesi
Aktarım öncesi son kontrolün kısa listesi (ayrıntılı hali bu yazıda):
- Fiş bazında borç = alacak ✓
- Boş veya mükerrer fiş numarası yok ✓
- Tarihler dönem içinde ve
GG.AA.YYYY✓ - Hesap kodları hesap planında birebir var ✓
- Ondalık ayracı virgül, sayı kolonları sayı ✓
Asıl soru: bu Excel'i kim dolduruyor?
Rehberin buraya kadarki kısmı dosyanın doğruluğunu kurtarır; ama dosyayı doldurma işinin kendisi hâlâ sizdedir. 400 fişlik bir ayda bu, fiş başına 1-2 dakikadan bir tam iş günü veri girişi demektir — ve elle girilen her satır yukarıdaki hataların yeni bir fırsatıdır.
Muasebe tam bu adımı otomatikleştirir: mükellef fişi telefondan gönderir ya da siz panelden toplu yüklersiniz; sistem GİB karekodunu ve OCR'ı çalıştırır, KDV kırılımını ayrıştırır ve çıktıyı Luca'nın beklediği biçimde, borç-alacak dengesi kurulmuş yevmiye olarak verir. Yukarıdaki kontrol listesinin maddeleri (denge, mükerrer numara, tarih, oran tutarlılığı) okuma aşamasında otomatik koşar; şüpheli kayıtlar aktarım dosyasına girmeden önünüze düşer. Siz kontrol eder, onaylar, aktarırsınız.
Sık sorulan sorular
Dosyada hata bulamıyorum ama Luca yine reddediyor. Neden? En sık üç sebep: şablon başka sürümden indirilmiş (kolon uyumsuzluğu), hesap planında olmayan bir kod ve kapalı döneme düşen tarih. Üçü de dosya "doğru" görünürken ret üretir.
Aynı dosyayı yanlışlıkla iki kez aktardım, ne yapmalıyım? Fiş numarası bazında mükerrer kontrolü yapın ve ikinci partinin fişlerini silin. Bundan korunmanın yolu her partinin aktarım sonrası fiş sayısı mutabakatını yapmaktır.
Excel yerine doğrudan Luca'ya bağlanan bir yol var mı? Luca tarafında yaygın ve güvenli yol Excel şablonuyla aktarımdır. Muasebe çıktısı bu şablona uygun üretildiği için ara düzenleme gerektirmez; dosyayı indirip Luca'ya yüklersiniz.
Şablondaki kolonlar benim sürümümle uyuşmuyor. Şablonu her zaman kendi Luca'nızın aktarım ekranından indirin; başka kaynaktan gelen şablonu kullanmayın. Sürüm güncellemesinden sonra şablonu yeniden indirmek de iyi bir alışkanlıktır.
