Luca'ya fiş aktarmadan önce kontrol edilecek 5 alan

Luca'ya aktarım yapan herkesin bildiği bir durum var: dosya hazırlanır, yüklenir, program hata verir ve hangi satırın sorunlu olduğu net anlaşılmaz. Çoğu durumda sebep aynı birkaç alandır.

1. Fiş numarası boş veya tekrarlı

Aktarım dosyasında fiş numarası boş kalan satırlar sorun çıkarır. Karekodsuz eski fişlerde numara okunamayabilir. Bu satırları aktarımdan önce ayırın; boş bırakmak yerine belirgin bir işaretle (ör. "Fiş No Yok") görünür kılmak, sonradan aramaktan iyidir.

Tekrarlı numara da aynı ölçüde sorunlu — aynı fişin iki kez yüklenmesi en sık görülen sebeptir.

2. Tarih formatı ve dönem uyumu

Tarihin biçimi kadar hangi döneme düştüğü de önemli. Geçmiş döneme ait bir fiş kapalı bir aya denk geliyorsa aktarım kabul edilse bile kayıt yanlış yere düşer. Aktarımdan önce dönem dışı tarihleri filtreleyin.

Bir de OCR kaynaklı klasik hata var: 2025-12-06 yerine 5707-71-90 gibi anlamsız tarihler. Bunlar gözle bakınca fark edilir ama 400 satırda gözden kaçar; tarih aralığı filtresiyle otomatik yakalanır.

3. KDV oranı ile KDV tutarının tutarlılığı

En sinsi hata bu. Toplam tutar doğru olduğu için gözle yakalanmaz.

KDV tutarı ÷ (Toplam − KDV tutarı) ≈ KDV oranı

Bu eşitlik tutmuyorsa satır şüphelidir. Geçerli oranlar %1, %10 ve %20; başka bir değer görüyorsanız kontrol edin.

4. VKN / TCKN alanı

Satıcı vergi numarası eksik veya hatalı uzunluktaysa aktarım reddedilebilir. VKN 10 hane, TCKN 11 hanedir. OCR bu alanı fiş üstündeki başka bir numarayla (fiş no, ETTN, kasa no) karıştırabilir; hane sayısı kontrolü ucuz bir filtredir.

5. Hesap kodu eşleşmesi

Kategori doğru okunmuş olsa bile, ilgili hesap kodu sizin plan yapınızda tanımlı değilse aktarım karşılıksız kalır. Yeni bir gider türü ilk kez girdiğinde bu ortaya çıkar. Aktarımdan önce eşleşmeyen kategorileri listeleyip bir kez tanımlamak, her ay tekrar uğraşmaktan hızlıdır.

Kontrolü aktarımdan önce yapmak

Bu beş kontrolün ortak özelliği şu: hepsi aktarımdan önce yapılabilir ve hepsi mekanik. Dosya reddedildikten sonra hangi satırın sorunlu olduğunu aramak, aktarımdan önce şüphelileri ayırmaktan çok daha uzun sürer.

Muasebe'de bu kontroller okuma aşamasında koşar: tutarsız KDV, geçersiz tarih, eksik fiş no ve hatalı VKN otomatik onaya girmez, müşavir incelemesine düşer. Aktarıma giden kayıtlar bu filtreden geçmiş olanlardır.